Riadenie projektov

S m.agendou máte všetky projektové informácie organizované a prístupné projektovému tímu. Projektové dokumenty, úlohy, oznamy, diskusie a pripomienky viac nebudú roztratené v emailových schránkach, ale budú bezpečne a organizovane uložené na jednom mieste.

Máte veľa projektov? m.agenda Vám vďaka jedinečnej organizácii pomocou značiek umožní evidovať toľko projektov, koľko potrebujete a nestratiť pritom prehľad.

Zdieľanie súborov

Zdieľanie súborov je rýchlejšie, efektívnejšie a bezpečnejšie, ako posielanie emailom. Stačí nastaviť prístup a každý má k dispozícii vždy aktuálnu verziu dokumentu.

Formou diskusie k dokumentu je možné doplniť k súboru napr. komentár, žiadosť o posúdenie, pripomienky, návrhy a pod. – všetko vždy pri dokumente, ktorého sa to týka a nie roztratené v emailoch.

Automatické verziovanie dokumentov

Pri opakovanom nahratí súboru sa automaticky vytvorí nová verzia súboru a zachovajú sa všetky predchádzajúce. Nehrozí prepísanie dokumentu omylom, vždy sú k dispozícii predchádzajúce verzie a každá z nich sa dá stiahnuť, alebo obnoviť.

m.agenda Vám umožní evidovať toľko verzií dokumentu, koľko potrebujete; pri každej z nich je evidovaný autor a dátum vytvorenia.

Nepotrebujete už staršie verzie dokumentu? Môžete ich kedykoľvek zmazať.

Správa úloh

Správa úloh v m.agende je jednoduchý, no mimoriadne efektívny spôsob riadenia prác v tímoch, projektoch aj celej firme.

Úlohy môžu vznikať v rôznych projektoch a aj na úrovni firmy, môžu byť adresné aj nepriradené, s termínom aj bez. Manažment má prehľad o všetkých úlohách vo firme, projektový manažér riadi úlohy v projekte a člen tímu vidí svoje úlohy zo všetkých projektov na jednom mieste.

K úlohe je možné formou diskusie doplniť dodatočné informácie, spôsob riešenia a pod.

Evidencia firemnej dokumentácie

Ľudia vo firme potrebujú na svoju prácu informácie celo-firemného charakteru, ktoré majú typicky formu všeobecných dokumentov, ako napr. šablóny zmlúv, ponúk, návody na obsluhu, smernice, pracovné postupy, metodiky, marketingové materiály a pod.

V m.agende sú také dokumenty prístupné jednoduchým spôsobom, obsahujú vždy aktuálnu verziu a v prípade potreby aj predchádzajúce, je možné ich vyhľadávať, triediť a kategorizovať podľa potreby.

K dokumentu je možné priložiť poznámky, ktoré dopĺňajú obsah, zjednodušujú použitie alebo iným spôsobom pomáhajú pracovníkom používať dokument.

Firemný intranet

m.agenda plní typické úlohy firemného intranetu veľmi dobre. Umožňuje komunikáciu firma – zamestnanci formou vnútro-firemných oznamov, ktoré majú svoju platnosť a je možné viesť k nim diskusie.

Zabezpečuje kvalitné úložisko celo-firemnej dokumentácie ako napr. šablóny, návody, smernice, pracovné postupy, metodiky, marketingové materiály a pod.

Poskytuje evidenciu obchodných kontaktov, celo-firemných úloh a tiež celú agendu projektov, ktoré sa na celofiremnej úrovni dajú použiť na špecifické formy vnútro-firemnej komunikácie.

Agendy oddelení

Projekt v rámci m.agendy je vďaka svojej flexibilite vhodný aj pre tímy, ktorých organizácia nie je projektová.

Ide o organizačné útvary firmy – oddelenia, odbory, sekcie, ale aj pracovné skupiny nekopírujúce organizačnú štruktúru, ako napr. zamestnanecká rada, príp. dynamicky vytvorené pracovné tímy, ako napr. „širšie vedenie“, v ktorom môže byť vedenie firmy plus vybraní pracovníci z rôznych organizačných útvarov.

Nástroje poskytnuté takýmto pracovným skupinám sú rovnako kvalitné, ako projektové nástroje: dokumenty, úlohy, oznamy, komentáre, vyhľadávanie, verzie, ...

Firemní aj externí používatelia

Tímy sú v praxi často zložené zo zamestnancov a externých členov: dodávateľov, špecialistov, zákazníkov a pod.

m.agenda zohľadňuje túto skutočnosť a umožňuje vyskladať tím podľa potreby bez ohľadu na príslušnosť k firme.

Rýchle vyhľadávanie

Informácie v m.agende je možné jednoducho vyhľadať pomocou jedinečnej organizácie a tiež pomocou rýchleho vyhľadávania.

Vyhľadávať je možné na úrovni projektovej agendy, napr. vyhľadávanie v dokumentoch oddelenia, v úlohách konkrétneho projektu, alebo na celo-firemnej úrovni, čiže vo všetkých projektoch a všetkých firemných agendách.

Vyhľadávanie zohľadňuje prístupové práva a do výsledkov zaradí iba informácie prístupné danému používateľovi.